¿Necesita escribir una carta de solicitud de pago? Si bien ponerse en contacto con los clientes y pedirles que paguen las facturas vencidas es desagradable, es algo que las personas que poseen y administran empresas ciertamente tienen que hacer de vez en cuando. Para utilizar la plantilla de carta que se proporciona aquí, simplemente haga clic en la imagen a continuación. El documento se abrirá como un archivo PDF que luego podrá editar, guardar e imprimir según sea necesario. Utilice esta guía de imprimibles de Adobe si necesita ayuda sobre cómo utilizar este documento.
Carta de solicitud de pago del monto del saldo
Utilice esta plantilla si necesita escribir una carta de solicitud de pago del saldo pendiente.
Carta de solicitud de pago anticipado a un cliente
Utilice esta plantilla en una situación en la que un cliente haya contratado con usted para proporcionar productos o servicios para los cuales se requiere pago por adelantado.
Carta de solicitud de liberación de pago
Utilice este modelo de carta como punto de partida para solicitar la liberación de un pago que se encuentra en depósito de garantía en espera de que se complete una transacción.
Consejos para redactar una carta de solicitud de pago
Si bien debes ajustar la información de la plantilla para que coincida con tu situación, es importante utilizar un tono apropiado y asegurarte de que el documento tenga un formato profesional.
Use un tono apropiado
Al enviar una carta a un cliente solicitando un pago, es esencial comunicar su punto lo más claramente posible manteniendo un tono positivo y profesional. No envíe una primera o segunda solicitud que sea tan negativa que el cliente se sienta atacado. Si el tono es demasiado duro, el cliente puede sentir que no tiene sentido intentar continuar una relación con su empresa. Cuando eso sucede, existe el riesgo de que el cliente opte por no pagar la factura, ya que no le preocupa preservar la relación.
Usar formato profesional
Utilice papel con membrete de la empresa y un formato de carta comercial estándar si envía una carta de solicitud de pago por correo o fax. Dependiendo de los procedimientos de correspondencia de su empresa, también puede ser aceptable que envíe la carta por correo electrónico. Si es así, es mejor incluir la carta en el cuerpo del mensaje de correo electrónico en lugar de como un archivo adjunto. No es necesario crear una plantilla de membrete para un mensaje de correo electrónico, pero debes cerrar la comunicación con la firma de correo electrónico oficial de tu empresa.
Seguimiento
Si envía una carta de solicitud de pago sobre una cuenta vencida y no recibe respuesta del destinatario dentro de los 30 días, considere realizar una llamada telefónica de seguimiento. Al igual que con la carta, conviene mantener un tono positivo. Intente hablar directamente con la persona responsable de pagar la factura y confirme la recepción de la carta. Si puede hablar con la parte responsable, ofrézcase a procesar el pago con tarjeta de crédito por teléfono o en línea. De lo contrario, pregunte cuándo puede esperar recibir el pago. Tome nota de la fecha y envíe una carta de pago atrasado.
Acciones adicionales para la recolección
Si el pago no se recibe según lo acordado, deberá escalar la cuenta al siguiente paso en el procedimiento de su empresa para administrar cuentas morosas. Si la factura permanece impaga durante un período prolongado, el tono de las futuras cartas de cobro deberá ser más firme y, eventualmente, se entregará a una agencia de cobro si es necesario. Si bien existen circunstancias en las que es necesario tomar medidas de cobro final, no es aconsejable hacerlo hasta que se hayan agotado todas las vías posibles para resolver el pago atrasado de forma amistosa. Hasta que esté realmente listo para enviar la cuenta a cobranza o emprender acciones legales, no mencione dichas acciones en la correspondencia de solicitud de pago con personas o empresas cuyas cuentas estén vencidas.
