Si bien todas las conferencias de negocios generalmente incluyen una variedad de oradores que discuten temas de interés para los asistentes, los mejores eventos incorporan una variedad de diferentes tipos de actividades. Asegúrese de que el próximo evento que está planeando sea un éxito al incluir opciones que atraigan a todos los segmentos del público objetivo.
Oradores principales
Los oradores principales pueden ser un gran atractivo para los asistentes a la conferencia. Suelen ser presentaciones de sesiones generales, lo que significa que no hay otros oradores realizando sesiones al mismo tiempo. Los temas suelen ir más allá del estándar de desarrollo profesional y ofrecen inspiración o conocimientos únicos. Si bien los presentadores principales se pueden programar en cualquier momento, a menudo se los reserva para la primera y la última sesión de una conferencia.
Dependiendo del tamaño y el presupuesto del evento, algunos grupos contratan a celebridades u otras personas de alto perfil como oradores principales. Por ejemplo, Dan Rather fue el orador principal de HR Florida en 2016, y Malala Yousafzai hablará en la Conferencia y Exposición 2018 de la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM). Las organizaciones más pequeñas suelen contratar a celebridades locales o oradores motivacionales para estas sesiones. Puede encontrar oradores principales a través de organizaciones como la National Speakers Association o Big Speak.
Sesiones de trabajo
Las sesiones de trabajo son programas educativos que se llevan a cabo durante todo el día en eventos de conferencias de negocios. Se programa más de una sesión al mismo tiempo, para permitir que los asistentes elijan entre una variedad de temas y puedan personalizar su agenda hasta cierto punto. Considere contratar profesionales exitosos en su campo, consultores y capacitadores de la industria, representantes de agencias gubernamentales y otros expertos para los espacios principales. Considere realizar una convocatoria de oradores en el sitio web de su organización para alentar a las personas interesadas en contribuir a enviar propuestas.
Al programar oradores destacados, es importante ofrecer una amplia variedad de temas y distribuir los temas para que las personas puedan asistir a programas que atraigan sus intereses. Por ejemplo, si tiene dos oradores relacionados con la contabilidad, prográmelos en horarios diferentes para que las personas más interesadas en la contabilidad tengan la oportunidad de asistir a ambos. Ofrezca temas muy diferentes al mismo tiempo, como marketing o servicio al cliente, para que los asistentes que no estén interesados en contabilidad también tengan mucho donde elegir.
Sesiones de lluvia de ideas
Uno de los mayores beneficios de asistir a conferencias es la oportunidad de conocer y comunicarse con profesionales de ideas afines. Considere reservar tiempo en la agenda para sesiones de lluvia de ideas específicas sobre temas particulares. Por ejemplo, podría reservar algunas sesiones de trabajo para que sean mesas redondas sobre temas candentes y relevantes para los asistentes. Alternativamente, puede designar áreas para sentarse dentro del lobby del lugar para reservarlas para discusiones de intereses especiales en diferentes momentos durante el día. Los asistentes interesados en aprender más sobre lo que otros piensan sobre los temas designados apreciarán tener la oportunidad de participar en algo como esto.
Ventas minoristas
Las conferencias suelen contar con tiendas minoristas portátiles donde los asistentes pueden comprar artículos de marca que ofrece la asociación patrocinadora, como camisetas, bolígrafos, carteras y más. Estos puntos de venta minorista también suelen vender libros escritos por autores que hablan en el evento. Si su grupo no puede invertir en una gran cantidad de inventario, simplemente proporcione algunos artículos de exhibición que los asistentes puedan pedir en el evento para que usted los envíe directamente a su hogar u oficina. Probablemente apreciarán no tener que cargar o empacar artículos para llevarse a casa, por lo que es posible que vendas aún más de esta manera.
Firmas de libros
Hablando de autores, es una buena idea programar firmas de libros para los ponentes que hayan publicado libros durante el evento. Por lo general, es mejor organizar la firma de libros de un autor en particular inmediatamente después del discurso del individuo, ya que los asistentes que estén entusiasmados con la presentación del individuo pueden ir directamente a la firma para comprar un libro para firmar. Esto puede ayudar a su grupo a impulsar las ventas de libros y también hace que la posibilidad de hablar en su evento sea particularmente atractiva para los autores.
Feria comercial
La mayoría de las conferencias de negocios incluyen una parte de feria comercial, que implica reservar un área donde los proveedores y patrocinadores pueden instalar stands para exhibir sus productos y servicios a cambio de una tarifa. El dinero que ingresa como resultado de las tarifas relacionadas con la participación en ferias comerciales puede ayudar a cubrir los costos de organización del evento en general y también ayudar a la organización de planificación a obtener ingresos para respaldar sus operaciones.
Para algunas conferencias, la feria comercial permanece abierta todo el tiempo, mientras que en otras la sección del stand de expositores solo está disponible para los asistentes durante los horarios en que no se realizan sesiones. A cada expositor se le asigna un espacio de stand específico donde instala exhibiciones que promocionan sus productos y servicios. Asignan miembros del equipo para atender los stands e interactuar con los asistentes. La mayoría distribuye literatura sobre productos y ofrece algún tipo de obsequio (generalmente obsequios comerciales promocionales o refrigerios), además de recopilar información de contacto de los asistentes para utilizarla con fines de marketing en el futuro.
Subasta silenciosa
Si su conferencia es una importante recaudación de fondos para el grupo patrocinador u otra asociación, considere organizar una subasta silenciosa. Esto implica recolectar artículos donados por los que los asistentes pueden ofertar durante un período de tiempo específico durante la conferencia. Una vez que se cierra la oferta, el mejor postor para cada artículo "gana", lo que significa que comprará el artículo. Aquellos que participan se divierten comprando y compitiendo, especialmente si obtienen grandes ofertas, y la organización disfruta de un flujo de ingresos adicional del evento.
Alimentos: Comidas y refrigerios
¡La comida es una parte importante de cualquier evento de conferencia! Lo más probable es que necesites comprar comidas y refrigerios en el centro de convenciones, hotel u otro lugar donde se llevará a cabo el evento. Debes planificar un desayuno ligero por la mañana si el evento comienza temprano en el día, un almuerzo servido o buffet y meriendas por la tarde. Algunos eventos también incluyen cenas en una o más noches, especialmente si hay una ceremonia de premiación o una presentación especial por la noche.
Al ordenar el menú, asegúrese de tener una amplia variedad de opciones para tener en cuenta las restricciones dietéticas especiales. Si ofrece selecciones de buffet, asegúrese de que haya opciones para las personas que no pueden (o eligen no comer) comer cosas como gluten, azúcar, trigo, nueces o carne. También es recomendable tener opciones disponibles para quienes siguen un estilo de vida vegano. Si sirve comidas emplatadas, permita que los asistentes opten por comidas que se adapten a su forma de comer. Una forma de hacerlo es incluir una sección en el formulario de registro donde los participantes puedan especificar restricciones dietéticas o realizar pedidos especiales.
Recepción de inicio
Considere organizar una recepción de inauguración la primera noche de la conferencia centrada en involucrar a los participantes en el evento y promover a los partidarios (proveedores y patrocinadores). La idea es organizar un evento divertido al que la gente estará deseando asistir y que les dará la oportunidad de socializar con otros asistentes de forma estructurada.
Estas recepciones suelen realizarse en el recinto ferial, lo que brinda a los asistentes una primera visión de los expositores en un ambiente relajado donde se sirven alimentos y bebidas. Esto crea un beneficio de valor agregado para los proveedores y patrocinadores que pagan para tener stands de expositores, ya que estas recepciones suelen contar con una gran asistencia de participantes de la conferencia.
Probablemente puedas encontrar un patrocinador que sufrague el costo de este tipo de evento a cambio de una consideración promocional. Si vas a servir alcohol en la recepción, considera darle a cada asistente una cierta cantidad de tickets para bebidas para que puedan obtener algunas bebidas sin costo alguno. Esto ayudará a controlar el costo y minimizar otros posibles problemas de responsabilidad. No debería haber ningún cargo por la comida u otro tipo de bebidas.
Conexiones Sociales
Es una buena idea incorporar formas informales adicionales para que los asistentes se conecten entre sí y socialicen de forma relajada. Por ejemplo, podrías incluir un Tweetup que permita a las personas conectarse de forma divertida y al mismo tiempo mejorar la presencia del evento en las redes sociales. Seleccione un hashtag oficial para el evento, para que los asistentes puedan compartir sus experiencias en línea.
También es una buena idea permitir que los asistentes se inscriban para participar en eventos grupales que pagarían por su cuenta, como comidas en cierto tipo de restaurantes, con oradores o autores cuyo trabajo se destaque en el evento., o para ver los lugares de interés locales. Esto es particularmente beneficioso para las personas que no asisten con otras personas que conocen, ya que les brinda una manera de conocer a otros asistentes y participar en el área local sin tener que aventurarse solos.
Entretenimiento
El entretenimiento puede ser una excelente característica adicional para conferencias grandes, especialmente aquellas que duran varios días. Algunas conferencias de varios días incluyen eventos fuera del horario laboral, como conciertos, presentaciones de comedia o fiestas a las que los participantes pueden asistir. La entrada para los asistentes debe incluirse en la tarifa general de inscripción al evento, aunque probablemente también debería permitirles comprar entradas adicionales solo para las partes centradas en el entretenimiento. De esa manera, es posible que los viajeros de negocios que traen a amigos o familiares incluyan a sus compañeros de viaje para este tipo de eventos.
Grupos de entrenamiento
Puede ser difícil mantener el rumbo de tu rutina de ejercicios cuando estás fuera de la ciudad para asistir a una conferencia. Puede resultar útil que los organizadores del evento publiquen un cronograma de actividades de ejercicio grupales organizadas. Por ejemplo, puede conseguir que un miembro del comité familiarizado con el área local organice caminatas o carreras diarias, o reservar un área en el lugar para ofrecer clases grupales de ejercicios a aquellos que deseen participar.
Premios de entrada para los asistentes
A la gente le encanta ganar cosas, por lo que puede ser fantástico ofrecer formas para que los asistentes se registren y ganen premios durante el evento. Puede incluir premios de entrada proporcionados por la organización patrocinadora, así como artículos aportados por los proveedores. Por ejemplo, algunos grupos pueden otorgar un gran premio en efectivo (financiado por la organización o un patrocinador), junto con premios más pequeños donados por los expositores de ferias comerciales.
Muchos grupos gestionan el proceso de concesión de premios proporcionando a los asistentes tarjetas de bingo con el nombre de cada patrocinador o de los primeros proveedores que se registran y pagan. Los asistentes deben visitar los stands especificados para obtener sellos o firmas únicos y luego las tarjetas completadas se ingresan en un sorteo. Las tarjetas se retiran a una hora predeterminada (normalmente al final del día) y se entregan premios a los participantes que asistan.
En algunos eventos, los proveedores que tienen premios de entrada los otorgan recogiendo tarjetas de presentación de los asistentes o escaneando códigos de barras de sus credenciales.
Premios de puerta del expositor
Algunos grupos también ofrecen premios a los expositores como una forma de involucrar aún más a las personas y empresas que brindan apoyo financiero para la conferencia. Una opción es sortear los nombres de uno o dos expositores para recibir espacio gratuito en el stand para el evento del año siguiente. También puede considerar sortear los nombres de los representantes de los proveedores para otorgarles premios divertidos que disfrutarán recibir. ¡Lo apreciarán y puede que les ayude a instar a sus empleadores a participar el próximo año!
Evaluaciones
Es importante recibir comentarios de los asistentes de este año, así como de los proveedores y patrocinadores. Proporcione una manera para que todos los involucrados completen un formulario de evaluación. Puede distribuir evaluaciones impresas en el evento o hacer un seguimiento enviando una encuesta dentro de unos días. No importa cómo solicite comentarios, ¡es importante que los haga! ¡También es importante que escuches! Publique los resultados y tenga en cuenta los comentarios que tenga cuando comience a planificar el evento del próximo año.
Que tengas una gran conferencia
Si bien esta no es una lista exhaustiva de todos los tipos posibles de actividad que podrían incluirse en una conferencia, es un excelente punto de partida. Revise estas ideas y anime a los demás involucrados en la planificación de su próximo evento a hacer lo mismo. Utilice lo que aprenda para seleccionar algunas actividades y como punto de partida para pensar en otras ideas que puedan ayudar a que su evento sea aún más atractivo para su público objetivo. Hay muchas conferencias disponibles, por lo que es importante tomar medidas para asegurarse de que la suya brinde valiosas oportunidades y recursos de desarrollo profesional, además de algo de diversión.
