Planificar un evento para su organización es estresante y requiere mucho tiempo. Estar bien organizado puede ayudar a aliviar el estrés y ahorrarle tiempo. Un aspecto importante a considerar a la hora de planificar es la invitación. La invitación notificará a las personas sobre el próximo evento y les pedirá que asistan. A menudo es la primera vez que se enteran del evento, por lo que es importante cubrir todos los detalles en la invitación.
Elementos básicos de invitación
Los elementos básicos a incluir en la invitación son:
- Organización anfitriona del evento
- Cita
- Tiempo
- Lugar
- Confirmar información de contacto
- Precio para asistir al evento
También es importante enviar la invitación a tiempo. Esto significa al menos de seis a ocho semanas antes del evento. Esto les da a los invitados tiempo para responder y planificar en consecuencia.
Escribir invitaciones para una recaudación de fondos
Elegir la redacción correcta puede marcar la pauta para su recaudación de fondos y notificar a los invitados sobre la formalidad del evento y lo que deben esperar.
Pautas de invitación
Algunas pautas a considerar al escribir la invitación incluyen:
- Asegúrate de indicar claramente quién se beneficiará del evento.
- Incluya detalles sobre el evento, como si se servirá la cena o si habrá una barra de efectivo.
- Asegúrate de mencionar la formalidad del evento. Si el evento es un asunto formal, mencione que es de etiqueta para que los invitados conozcan el código de vestimenta.
- Siempre proporcione información de contacto en caso de que los invitados tengan alguna pregunta.
- Si el evento se realiza en un lugar desconocido, considere incluir instrucciones en la invitación.
Otras consideraciones
Algunas otras cosas a considerar al escribir una invitación son:
- Tema:Elige un tema e incorpóralo a la invitación. Por ejemplo, si el evento es una salida de golf, utilice un tema de golf para la invitación.
- RSVP: Incluya siempre una tarjeta de respuesta para que los invitados la envíen. La tarjeta debe tener un lugar para escribir el nombre del huésped junto con cualquier forma de pago si es necesario.
- Sé único: Si hay algo único para tu evento, inclúyelo en la invitación para atraer invitados. Por ejemplo, se puede mencionar una subasta silenciosa o en vivo o si hay entretenimiento especial.
Muestra de redacción de invitación
Hay infinitas maneras de redactar una invitación para una recaudación de fondos. Puede utilizar los siguientes ejemplos como guía para escribir su propia invitación:
Muestra 1
Almuerzo anual de sombreros
Únase a nosotros para un almuerzo por la tarde
En el lugar
En fecha y hora
El almuerzo se servirá a las 13:00 horas. con vino de cortesía
Se otorgarán premios al mejor sombrero
Valet parking
La donación de $50 beneficiará a la Organización
Muestra 2
Estás invitado aNombre del evento
Cita
Ubicación
6:00 p.m. Cócteles y Entremeses
Cash Bar
7:30 p.m. cena
Subasta silenciosa y en vivo
Se agradece la corbata negra
Beneficiando a ABC
Atraiga a los invitados a asistir a su evento
Recuerde que la invitación suele ser lo primero que verán los invitados para alertarlos de su evento. Asegúrese de tomarse el tiempo para elegir cuidadosamente la invitación y redactarla de manera clara que brinde a los invitados detalles sobre qué esperar. Al crear invitaciones para una recaudación de fondos, siempre tenga en cuenta el tono que desea establecer para su evento y refleje eso en su redacción. Sea tan creativo como quiera para atraer a los invitados a asistir a su evento de recaudación de fondos y apoyar su causa.
