El formulario W-9 del Servicio de Impuestos Internos (IRS) se titula "Solicitud de certificación y número de identificación del contribuyente". Este documento del IRS está diseñado para recopilar información tributaria básica de ciertos contribuyentes, que pueden ser individuos o empresas.
Propósito del formulario W-9
En primer lugar, un W-9 proporciona a una empresa información básica sobre los contribuyentes con quienes hace negocios. Les permite informar al IRS el monto pagado al contribuyente por los servicios prestados. Los ciudadanos estadounidenses y los individuos extranjeros residentes, corporaciones, fideicomisos y otros tipos de entidades comerciales a los que no se les retienen impuestos de sus ganancias deben completar un W-9, mientras que los extranjeros no residentes o los individuos extranjeros completarían el Formulario W-8.
Si un contribuyente no completa y devuelve el W-9 o proporciona un número de identificación del contribuyente (TIN) incorrecto o incompleto, cualquier fondo pagado al contribuyente puede estar sujeto a una retención de respaldo. En esta situación, la empresa retendría el 28% de los ingresos adeudados al contribuyente y enviaría la parte retenida al IRS. Esta es la manera que tiene la agencia federal de garantizar que se paguen los impuestos correspondientes, incluso si el contribuyente no está correctamente identificado.
¿Cuándo se requieren los formularios W-9?
Una empresa necesita obtener un W-9 de cualquier individuo o empresa para lo cual deberá presentar una declaración informativa ante el IRS. Por ejemplo, una empresa que contrata a un contratista independiente para diseñar el nuevo sitio web de la empresa probablemente necesitará presentar un formulario 1099-MISC ante el IRS para informar cuánto le pagó al diseñador web.
Para presentar un 1099-MISC completo, la empresa necesita la información de identificación del contratista: nombre, TIN, dirección, etc. La empresa deberá solicitar un formulario W-9 al contratista para obtener esa información. De manera similar, las empresas a menudo solicitan formularios W-9 a proveedores corporativos para que tengan la información que necesitan para informar sus gastos comerciales según lo exige el IRS.
Retención de registros W-9
Como ocurre con la mayoría de los documentos tributarios, las empresas deben conservar copias de todos los formularios W-9 durante al menos tres años después de que se presentó la última declaración de impuestos relevante (o la fecha de vencimiento de la declaración, si es posterior). En el ejemplo anterior, si la empresa contrató al diseñador web en 2017 y completó su trabajo antes de fin de año, la empresa debe conservar su formulario W-9 al menos hasta el 16 de abril de 2021 (suponiendo que la empresa haya presentado su formulario W-9 de 2017). declaración de impuestos del 15 de abril de 2018).
Cómo completar un formulario W-9
El W-9 real es bastante corto y relativamente sencillo. Consta de tres partes principales: información personal, TIN y certificación.
Sección de Información Personal para Particulares
En la línea 1, los contribuyentes individuales deben proporcionar su nombre tal como aparece en su declaración de impuestos. Aunque técnicamente son una entidad comercial, los propietarios únicos deben incluir su propio nombre legal en esta sección.
Los propietarios únicos repiten su nombre en la segunda línea, que solicita el "Nombre de la empresa o el nombre de la entidad no considerada". Aquí colocan su nombre completo y las letras DBA, que significa "hacer negocios como", seguido del nombre ficticio de la empresa, si corresponde. Por ejemplo, si John Smith fuera el único propietario de Speedy Plumbing, llenaría la primera línea como John Smith y la segunda línea como John Smith DBA Speedy Plumbing.
A continuación, el contribuyente marca la casilla 'Individual/Propietario único', ubicada debajo de las líneas del nombre. El contribuyente también debe proporcionar su dirección postal en las líneas 5 y 6. La información del cliente se puede incluir en el lado derecho del formulario en esta área, pero no es obligatoria.
Sección de información personal para empresas
Las empresas u otras entidades deben poner su nombre legal (exactamente como aparece en su declaración de impuestos) en la línea 1. Si la empresa también tiene un nombre comercial o DBA, eso va en la línea 2.
A continuación, el contribuyente marca la casilla que indica cómo se clasifica la entidad comercial en términos de su estructura jurídica. Deberá especificar si la entidad es una corporación C, una corporación S, una sociedad, una sociedad de responsabilidad limitada (LLC), etc.
Si la empresa es una LLC de un solo miembro, marque la casilla "Individual/Propietario único" en lugar de la casilla "LLC". Las LLC que han elegido una forma alternativa de tributación (por ejemplo, una LLC que ha elegido pagar impuestos como una Corporación S) ingresarían el código de clasificación fiscal en el espacio al lado de la casilla de verificación LLC, como se indica en el formulario.
La dirección postal principal de la entidad debe proporcionarse en las líneas 5 y 6. La dirección del cliente también se puede agregar en el espacio a la derecha de la sección de dirección postal, pero no es obligatorio.
Exenciones
La mayoría de los contribuyentes dejarán los espacios en blanco en la línea 4. El primer espacio en la línea 4 indica que el contribuyente está exento de retención adicional. Los individuos y los propietarios únicos casi nunca estarán exentos de la retención adicional, pero en determinadas situaciones las corporaciones están exentas. Los códigos de beneficiario y las circunstancias se enumeran en la tercera página del W-9. Si califica para una de estas condiciones, deberá colocar el número de código apropiado en el primer espacio de la línea 4.
La sección FATCA de la línea 4 solo se aplica si presenta el W-9 a una institución financiera extranjera y está exento de presentar informes según la Ley de Cumplimiento Fiscal de Cuentas Extranjeras (FATCA). En esa situación, revise la lista de códigos y motivos en la tercera página del formulario W-9 para ver si califica y coloque la letra del código correspondiente en el espacio FATCA en la línea 4. En caso de duda, consulte a la institución financiera que solicita el formulario si debe o no completar este espacio.
Información del número de cuenta
La última línea de la sección de información personal se refiere a "números de cuenta". Aquí, el contribuyente enumera las cuentas que tiene con el IRS para pagar impuestos atrasados o pagos anticipados de obligaciones tributarias anticipadas. Esta información es opcional y normalmente debe dejarse en blanco.
Número de Identificación del Contribuyente (TIN)
La sección TIN debe completarse independientemente de si el contribuyente es una persona física, propietario único o entidad comercial.
- Las personas colocan su número de seguro social en el lado derecho del formulario, en los espacios provistos.
- Los propietarios únicos y las LLC de un solo miembro pueden usar su número de Seguro Social o su número de identificación de empleador (EIN), aunque el IRS prefiere los números de Seguro Social.
- Incluso si un individuo específico es responsable de la entidad, otros tipos de entidades comerciales colocan su EIN en los espacios provistos.
Sección de Certificación
En esta sección el contribuyente firma el formulario y da fe de que la información que contiene es verdadera. No proporcionar o presentar a sabiendas información falsa expone al contribuyente a sanciones.
Cumplimiento W-9
Ya sea que sea un contratista independiente o una empresa que brinda servicios a un cliente o si es una empresa que contrata a personas o entidades comerciales para brindar servicios, los formularios W-9 son fundamentales para el cumplimiento tributario. Busque asesoramiento profesional de un profesional de impuestos calificado si tiene circunstancias especiales o no está seguro de si necesita completar o solicitar este formulario.
