Mantener una comunicación voluntaria efectiva es esencial para el éxito de toda organización sin fines de lucro. Para mantener a los voluntarios llenos de energía y comprometidos con su trabajo, es importante hacerles saber cuáles son las necesidades de la organización, expresar agradecimiento por sus esfuerzos y asegurarse de que comprendan cuán vitales son sus contribuciones. La comunicación efectiva es un elemento crucial para construir relaciones duraderas con los voluntarios.
Agregue una sección de voluntariado a su sitio web
Agregar una sección específica para voluntarios a su sitio web es una excelente manera de comunicarse con sus voluntarios actuales y atraer otros nuevos. Al configurar y mantener un centro de comunicación para voluntarios en el sitio web de su grupo, facilitará que los voluntarios se mantengan al día con lo que sucede en la organización. Asegúrese de incluir fotografías o videos que muestren a los voluntarios en acción (con su permiso). También puede publicar cosas como oportunidades de voluntariado, próximas reuniones del comité y otra información de interés para los voluntarios. Dependiendo de qué tan sofisticado sea su sitio web, es posible que pueda proporcionar una manera para que los voluntarios carguen documentos, realicen un seguimiento de sus horas de servicio o vean materiales de capacitación.
Conozca a los voluntarios a través de una encuesta
Una encuesta es una herramienta de comunicación útil para conocer a los voluntarios y descubrir cómo les gustaría involucrarse con su organización. Considere hacer una encuesta disponible a través de la sección de voluntarios de su sitio web, o inclúyala en una plantilla de correo electrónico que se envíe a los nuevos voluntarios. Debe contener sólo algunas preguntas que le permitirán tener una idea de en qué tipos de actividades de voluntariado les gustaría participar y qué habilidades tienen. Pídale a alguien que revise los resultados y luego comuníquese individualmente con información sobre comités o proyectos que coincidan con sus intereses. Coloque esta información en una base de datos de voluntarios que pueda usarse en el futuro para notificar a las personas a medida que haya nuevos proyectos disponibles.
Conéctese con voluntarios a través de las redes sociales
Aproveche la presencia de su organización en las redes sociales como herramienta de comunicación para interactuar con voluntarios y otros grupos de partes interesadas. Anime a los voluntarios a seguir las páginas de redes sociales de la organización y devolverles el favor, por ejemplo, siguiéndolos en Twitter o Instagram. Publique fotografías y títulos que destaquen las contribuciones de los voluntarios de su grupo, junto con enlaces a la cobertura mediática del grupo. Anime a los voluntarios a interactuar comentando y/o compartiendo las publicaciones de la organización. Promover la participación de los voluntarios en los esfuerzos generales de comunicación de la organización mediante la creación de un comité de redes sociales para coordinar o ayudar con las publicaciones en las redes sociales.
Publicar un boletín informativo para voluntarios
Muchas organizaciones sin fines de lucro envían un boletín informativo a voluntarios, así como a donantes, agencias de financiación, fuentes de referencia de consumidores y otros grupos mensual o trimestralmente. Distribuir un boletín es una excelente manera de informar a las partes interesadas sobre los logros recientes, los proyectos actuales y las metas futuras del grupo benéfico. También proporciona un excelente vehículo para reconocer las contribuciones de voluntarios destacados. Dependiendo de quiénes sean sus voluntarios y otras partes interesadas, es posible que necesite imprimir y enviar un boletín por correo, o puede que le sirva mejor un boletín electrónico. Considere invitar a las partes interesadas a suscribirse a su opción de entrega preferida.
Mantener contacto personal uno a uno
Cuando se trata de construir relaciones con voluntarios, no hay sustituto para hacer contacto personal con las personas que generosamente donan su tiempo y talentos a su organización. Es recomendable programar periódicamente reuniones cara a cara con voluntarios que ocupen puestos de presidente o que desempeñen otros roles clave que permitan a su grupo caritativo cumplir su misión. Llamar periódicamente a los voluntarios para que se registren puede ser una forma eficaz de mantener un contacto individualizado sin tener que pedirles que reserven tiempo para una discusión formal en persona o una videoconferencia. El director ejecutivo también podría programar horarios de conversación en los que se anime a los voluntarios a pasar por aquí o llamar para establecer una conexión personal.
Conéctese a través de reuniones del comité
Las reuniones de comités de voluntarios pueden ser esenciales para el éxito de todo tipo de proyectos. Cuando se inicia un nuevo proyecto, es recomendable realizar una reunión con aquellos interesados en ser voluntarios para que tengan la oportunidad de aprender más sobre qué tipos de roles están disponibles y qué tipo de compromiso de tiempo podría requerir cada uno. Una vez que se forma un comité, ya sea para un proyecto especial o para un grupo de trabajo en curso, las reuniones periódicas siguen siendo importantes para gestionar el proceso y mantener una comunicación voluntaria eficaz. Es mejor establecer un horario fijo para las reuniones, como el tercer martes de cada mes, para que los voluntarios puedan hacer planes con anticipación.
Pida a los voluntarios que compartan sus comentarios
La comunicación debe fluir en ambos sentidos. Es tan importante alentar a los voluntarios a compartir sus pensamientos e ideas con la organización y sus líderes como asegurarse de que la información fluya hacia los voluntarios. Hay muchas maneras de facilitar que los voluntarios proporcionen comentarios o compartan sugerencias. Si los voluntarios vienen a la oficina con regularidad, establezca un buzón de sugerencias. O configure una dirección de correo electrónico feedback@ que los voluntarios puedan usar en cualquier momento que quieran. También es una buena idea adquirir el hábito de reservar tiempo para que las personas compartan comentarios y sugerencias sobre las agendas de las reuniones. Es posible que incluso desee organizar periódicamente grupos focales para explorar y discutir los comentarios. Lo que importa es que a los voluntarios les resulte fácil dar su opinión.
Organizar reuniones sociales para voluntarios
Proporcione oportunidades para que los voluntarios se conecten entre sí a través de reuniones sociales que no impliquen solicitudes de donación de tiempo o dinero. Considere organizar periódicamente una reunión exclusiva para voluntarios en su oficina o en la casa de un miembro de la junta o presidente del comité. Invita a todos los que se hayan ofrecido como voluntarios dentro de un plazo establecido. Dependiendo del presupuesto de su organización, podría ofrecer refrigerios o podría ser mejor planificar una comida compartida. La clave es brindar una manera para que las personas que comparten un interés en su organización se conozcan y comiencen a formar vínculos. Después de todo, será mucho más probable que sus voluntarios sigan comprometidos con la organización si sus amigos también participan.
Reconocer los esfuerzos voluntarios
Asegúrese de que los voluntarios sean reconocidos por el importante papel que planean para permitir que su organización cumpla su misión o ayuden a causas importantes. Asegúrese de que las menciones públicas de la organización reconozcan a los voluntarios en lugar de centrarse demasiado en el director ejecutivo u otros miembros del personal. Por ejemplo, cuando busque publicidad para la organización, pida a los miembros de los medios o blogueros que entrevisten a los presidentes de los comités o a los miembros de la junta directiva, además de a los empleados. Al publicar fotografías de las actividades de la organización, elija imágenes que muestren a los voluntarios. Cuando promueva eventos especiales para recaudar fondos, considere incluir los nombres de los miembros del comité en el anuncio.
Expresar formalmente agradecimiento a los voluntarios
El reconocimiento es importante, pero también lo es el aprecio. Asegúrese de agradecer a los voluntarios, tanto cara a cara como mediante notas formales de agradecimiento. Considere organizar un evento de agradecimiento a los voluntarios al menos una vez al año, como un almuerzo exclusivo para voluntarios u otra reunión que incluya un discurso de agradecimiento a los voluntarios y premios por servicio. Proporcione placas u otros premios a los voluntarios que hayan hecho contribuciones particularmente significativas al grupo o que lo apoyen desde hace mucho tiempo. Considere años de premios de servicio por hitos importantes, así como certificados impresos de agradecimiento para todos los voluntarios.
Utilice una variedad de herramientas de comunicación voluntaria
Cualquier organización que dependa del servicio de voluntarios debe tomar medidas para involucrar y retener a quienes comparten su tiempo y talento y reclutar nuevas personas para ayudar. No hay sustituto para mantener una comunicación efectiva con los voluntarios. El uso de una variedad de herramientas de comunicación lo ayudará a crear e involucrar a un equipo sólido de voluntarios comprometidos con su organización. A través de una comunicación voluntaria eficaz, podrá cultivar relaciones sólidas con personas que probablemente seguirán comprometidas con su entidad benéfica durante muchos años.
