Cada situación de cierre de negocio tiene detalles diferentes. El tipo de negocio dictará qué acciones usted, sus clientes o proveedores deberán tomar antes de que el negocio cierre definitivamente. Para desarrollar una carta personalizada que satisfaga sus necesidades, comience con un modelo de carta y adapte la redacción para reflejar los detalles de su situación particular.
Plantillas de cartas de cierre comercial
Si estás gestionando el proceso de cierre de un negocio, puede ser apropiado que envíes cartas a tus clientes y proveedores. Aquí se proporcionan ejemplos de cartas para estas audiencias. Puedes acceder a cada plantilla haciendo clic en la imagen correspondiente. Cada plantilla es un documento PDF personalizable que se puede guardar e imprimir según sea necesario. Consulte esta guía de imprimibles para obtener ayuda para trabajar con los documentos.
Notificación al cliente
Esta plantilla está diseñada para enviarse a los clientes para informarles que una empresa está cerrando. Es particularmente importante enviar este tipo de carta si los clientes necesitan recoger artículos en su ubicación o realizar algún otro tipo de acción antes de que el negocio deje de operar.
Notificación de proveedor
Utilice esta carta para notificar a los proveedores que su organización cesará sus operaciones, asegurándose de proporcionar un aviso suficiente para permitir la facturación final de la cuenta, el pago y la resolución de cualquier asunto pendiente.
Razones para escribir una carta de cierre comercial
Una vez que tomas la decisión de cerrar tu negocio, no es recomendable simplemente colgar un cartel de "cerrado" en tu puerta. Lo mejor es anunciar el cierre a sus clientes y proveedores con una carta formal. Han sido actores clave en sus actividades comerciales al comprar sus productos y servicios y, en el caso de los proveedores, al brindarle productos y servicios que fueron fundamentales para su negocio. Como uno de sus actos finales de servicio al cliente, deberá avisarles con anticipación que su negocio ya no estará disponible.
La carta de cierre comercial es una excelente manera de crear un final profesional para su relación comercial actual y explicar cualquier acción que sus clientes y proveedores deban tomar. El envío de este tipo de carta demuestra un esfuerzo de buena fe para comunicarse y adaptarse a aquellos con quienes su organización ha realizado negocios. También puede ayudar a garantizar que todos los asuntos se resuelvan antes del cierre, lo que puede ayudar a evitar que surjan posibles problemas legales en el futuro.
Tiempo de notificación de cierre
No existe una regla estricta sobre cuándo debe enviar por correo una carta de cierre comercial. La fecha de envío real dependerá de varios factores.
Clientes
Quieres que tus clientes especiales se enteren por ti sobre el cierre de tu negocio, no a través de rumores o el descubrimiento de una puerta cerrada sin previo aviso. Recibir un aviso refuerza ante sus clientes que usted los considera especiales y les brinda la oportunidad de realizar cualquier transacción comercial final necesaria con usted.
En general, considere enviar por correo una carta de notificación de cierre o incluir una copia de la carta en su factura mensual al menos 30 días antes de la fecha de cierre. Una empresa de servicios, como una tintorería o un taller de reparación, deberá dar a los clientes tiempo suficiente para entrar y recoger sus pertenencias. Una empresa minorista probablemente querrá dejar mucho tiempo para una venta para reducir su inventario, y la carta de cierre comercial se publicará antes de que comience la venta.
Proveedores
Generalmente es mejor informar a los proveedores de su intención de cerrar al menos 60 días antes de la fecha final de operación. Esto permitirá suficiente tiempo para liquidar y cerrar las cuentas.
Consideración especial para planes futuros
Si está vendiendo un negocio y planea abrir un nuevo negocio relacionado inmediatamente después, es posible que desee minimizar la cantidad de tiempo entre los dos. Por ejemplo, puede decidir posponer el envío de la carta de cierre de la empresa hasta justo antes de la fecha de cierre si está vendiendo su franquicia de limpieza y abriendo su propio servicio de limpieza.
Qué comunicar en tu carta
Los objetivos clave de una carta de cierre comercial son expresar claramente los detalles del cierre comercial y agradecer sinceramente al lector por su negocio o servicio. No es necesario que estas cartas sean largas para que sean efectivas. La carta debe:
- Dígale al lector la fecha en que cerrará el negocio
- Informe al lector sobre cualquier cosa que deba hacer (como recoger la ropa de la tintorería, pagar la factura pendiente o asistir a la venta de cierre del negocio)
- Dígale al lector adónde dirigir sus preguntas
- Agradecer al cliente o proveedor por su negocio
La carta no tiene que dar una razón por la cual se cierra el negocio. Si el motivo son buenas noticias, como la jubilación del propietario, puede decidir incluir el motivo en la carta. De lo contrario, normalmente es mejor concentrar la carta en temas que sean importantes para el lector, como qué debe hacer y cuándo.
Mantener la relación
Siempre es preferible dejar una relación comercial con una nota positiva. Incluso si nunca planea volver a ver o trabajar con una persona, es mejor ser servicial, positivo y sincero en las cartas de cierre comercial. Su profesionalismo hará que sea más fácil cerrar el negocio y puede darle una ventaja si sus futuros planes comerciales lo llevan a trabajar con estas mismas personas en el futuro.
